Cơ cấu tổ chức là gì?
Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo và quyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức. Cơ cấu tổ chức xác định cách thức phân chia, tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ công việc trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
Theo đó, cơ cấu tổ chức cần đảm bảo:
– Bố trí, sắp xếp và phối hợp hiệu quả các hoạt động của con người trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung.
– Nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực tổ chức, góp phần tăng cường hoạt động chung của tổ chức.
– Quản lý và kiểm soát các hoạt động của tổ chức.
– Linh hoạt giúp tổ chức thích nghi nhanh chóng với những thay đổi của môi trường bên ngoài.
– Khuyến khích sự tham gia của người lao động vào hoạt động chung của tổ chức và tạo động lực cho người lao động trong tổ chức.
Lý thuyết tổ chức và lý luận quản lý chỉ ra nhiều dạng cấu trúc tổ chức như: trực tuyến; chức năng; trực tuyến – chức năng – tham mưu; ma trận; trực tuyến – chức năng liên hợp… Mỗi dạng cấu trúc đó phù hợp với những đặc trưng về quy mô, chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động của một tổ chức cụ thể. Trong thực tiễn, các nhà quản lý vận dụng linh hoạt hơn, mềm dẻo các dạng cơ cấu tổ chức nêu trên để thiết lập cơ cấu tổ chức; trong đó có một số loại cơ cấu tổ chức nhìn từ góc độ khoa học quản lý thường được vận dụng vào quản lý trường học dưới đây.
Cơ cấu tổ chức theo cấu trúc trực tuyến
Cơ cấu tổ chức dạng này còn có tên là cơ cấu tổ chức đơn giản, thường áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ. Toàn bộ công việc của tổ chức được các người quản lý điều hành theo liên hệ đường thẳng. Mỗi người cấp dưới chỉ nhận và chịu trách nhiệm trước một người quản lý cấp trên trực tiếp. Cơ cấu này xác định rõ mối quan hệ thông tin, con người, nhiệm vụ và chức năng ở tất cả các cấp quản lý trên cơ sở thiết lập quyền lực từ cấp cao nhất đến thấp nhất. Số lượng các cấp quản lý phụ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của tổ chức. Dạng cơ cấu này rất thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng, người quản lý chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả hoạt động của các người thuộc cấp; tuy nhiên sẽ hạn chế khi sử dụng các chuyên gia có trình độ cao về từng lĩnh vực, khi cần phối hợp công việc giữa các đơn vị, cá nhân ngang quyền ở các tuyến khác nhau thì phải đi đường vòng theo các kênh đã quy định.
Nếu chỉ xem xét về các hoạt động chuyên môn, có thể mô hình hoá cơ cấu tổ chức theo cấu trúc trực tuyến như sơ đồ dưới đây.
Sơ đồ dạng cơ cấu tổ chức theo cấu trúc trực tuyến
Trong sơ đồ 1.2, có bao nhiêu tuyến A, B, …, N là do quy mô và tính chất hoạt động của tổ chức; số lượng các A1, A2,…, An …; B1, B2,…, Bm; N1, N2,…, Nk tùy thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của mỗi tuyến A, B, …, N.
Cơ cấu tổ chức theo cấu trúc chức năng
Cơ cấu tổ chức theo cấu trúc chức năng là dạng cơ cấu tổ chức mà trong đó từng chức năng của tổ chức được tách riêng cho một đơn vị hoặc một số đơn vị đảm nhiệm và gọi đó là những đơn vị chức năng. Mỗi đơn vị chức năng trực tiếp điều khiển cấp dưới thực hiện chức năng riêng; từ đó hình thành nên những người được chuyên môn hoá quản lý một chức năng nhất định. Những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh không chỉ những từ người quản lý trực tiếp mà cả từ những người quản lý các chức năng khác nhau. Ưu điểm của cơ cấu này là thể hiện được tính chuyên môn hoá cao, thu hút được các chuyên gia vào quản lý, giải quyết các vấn đề chuyên môn, đồng thời giảm bớt gánh nặng về quản lý cho người quản lý cao nhất. Tuy nhiên, người quản lý cao nhất phải phối hợp hoạt động của những người quản lý chức năng. Do đó, khi mà khối lượng công việc lớn, người quản lý cao nhất khó thống nhất và phối hợp được tất cả quyết định, dẫn đến tình trạng người thừa hành trong một lúc có thể phải nhận nhiều sự chỉ đạo. Tính phối hợp giữa các bộ phận chức năng thiếu chặt chẽ và hệ thống; từ đó giảm hiệu lực của chế độ thủ trưởng. Nếu chỉ xem xét về các hoạt động chuyên môn, có thể mô hình hóa cơ cấu tổ chức này như sơ đồ dưới đây.
Sơ đồ dạng cơ cấu tổ chức theo cấu trúc chức năng
Trong sơ đồ 1.3.: Số lượng tuyến chức năng A, B, … tuỳ tuộc vào quy mô các chức năng và tính chất hoạt động của tổ chức; Mỗi đơn vị 1, 2, .., n, ví dụ đơn vị 1, được trao đổi thông tin quản lý của cấp trên trực tiếp và những cấp quản lý cao hơn.
Cơ cấu tổ chức theo cấu trúc trực tuyến – chức năng
Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng là dạng cơ cấu tổ chức được kết hợp giữa cơ cấu trực tuyến với cơ cấu chức năng (nêu trên). Đặc trưng trực tuyến tạo ra sự tập trung hoá cao; còn đặc trưng chức năng thể hiện sự phân định các tuyến theo các chức năng với chuyên môn hóa (theo chức năng). Sự phối hợp hai đặc trưng trên tạo nên một cơ chế phối hợp hai chiều và theo các chức năng riêng đã tạo nên tính hiệu lực và hiệu quả của quyết định quản lý nhằm đảm bảo các chức năng của tổ chức.
Nếu chỉ xem xét về hoạt động chuyên môn, có thể mô hình hóa dạng cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng thành một sơ đồ dưới đây.
Sơ đồ dạng cơ cấu tổ chức theo cấu trúc trực tuyến – chức năng
(Trong sơ đồ, có bao nhiêu tuyến chức năng như A, B, … và số đơn vị chức năng CNA1, CNA2, … CNAn; CNB1, CNB2, … CNBm là do chức năng của tổ chức đó quy định)
Cơ cấu tổ chức bộ theo cấu trúc trực tuyến – chức năng liên hợp
Cơ cấu tổ chức dạng này được thiết lập trên cơ sở cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng (nêu trên); nhưng mở rộng chức năng theo hướng liên hợp các chức năng để mỗi đơn vị cơ sở đảm nhận nhiều chức năng khác nhau, trong đó có các chức năng giống như chức năng của các đơn vị cơ sở khác, tuy nhiên có mức độ khác nhau tuỳ thuộc vào các chức năng đó là chính hay phụ. Dạng cơ cấu tổ chức này có ưu điểm nhất, nó vừa tích hợp được các ưu điểm của các dạng cơ cấu tổ chức trực tuyến, cơ cấu tổ chức chức năng, cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng; mà điều quan trọng hơn là tạo ra được sự liên hợp các chức năng để thực hiện được toàn vẹn các chức năng chung của tổ chức; hơn thế lại phát huy được trách nhiệm chung và tính sáng tạo của cá nhân và đơn vị.
Tính trực tuyến trong cơ cấu này thể hiện được quan hệ trực tuyến giữa bộ phận đỉnh cao chiến lược với các cấp quản lý theo liên hệ dọc.
Tính liên hợp các chức năng (hay chức năng liên hợp) ở đây thể hiện ở chỗ các đơn vị cơ sở trong tổ chức có nhiều chức năng (hầu như đảm nhận mọi chức năng chung của tổ chức, nhưng ở cấp độ bộ phận). Ví dụ: một khoa trong trường có chức năng quản lý hoạt động KH&CN trong phạm vi của khoa, trong khi đó phòng quản lý khoa học của trường cũng có chức năng này nhưng ở phạm vi toàn trường…
Nếu chỉ xem xét về hoạt động chuyên môn, có thể mô hình hoá cơ cấu trực tuyến – chức năng liên hợp như sơ đồ dưới đây.
Sơ đồ dạng cơ cấu tổ chức theo cấu trúc trực tuyến – chức năng liên hợp
Trong sơ đồ này
Số tuyến chức năng A, B, … tuỳ thuộc vào chức năng chung của tổ chức; số đơn vị chức năng A1, A2, … An hoặc B1, B2, …, Bm tuỳ thuộc vào chức năng của từng tuyến chức năng;
Các đơn vị chức năng A có thể có cả một phần các chức năng B, nhưng ở một mức độ được phân cấp nào đó và ngược lại các đơn vị có chức năng B cũng có một phần các chức năng A nhưng cũng ở một mức độ được phân cấp nào đó;
Liên hợp các chức năng của các tuyến A với B, các đơn vị chức năng trong A, với các đơn vị chức năng trong B của tổ chức lại với nhau sẽ là chức năng chung của tổ chức.
Các dạng cơ cấu tổ chức nêu trên là cơ sở lý luận cho chủ thể quản lý trường đại học đa phân hiệu lựa chọn để thiết lập cơ cấu tổ chức của trường một cách phù hợp với thực tiễn của bối cảnh phát triển KT-XH.
Bạn đọc có thể tham khảo thêm các nội dung: Các yếu tố tác động đến quản lý trường đại học đa phân hiệu;
