Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, làm thế nào để có thể phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh?, bài viết sẽ cung cấp thông tin về quy trình và cơ sở dữ liệu cho phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.
1. Quy trình phân tích
Quy trình phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh (HQSXKD) là việc thiết lập các mối quan hệ qua lại giữa các đối tượng phân tích, phương pháp phân tích và nội dung phân tích để đánh giá được toàn diện HQSXKD của DN cũng như hiệu quả cụ thể của từng nguồn lực dùng cho sản xuất kinh doanh, từ đó chỉ ra những tiềm năng và khai thác lợi thế sử dụng các nguồn lực nhằm tạo ra giá trị kinh tế cao nhất cho DN. Để phân tích HQSXKD thực sự phát huy tác dụng trong quá trình ra quyết định thì quy trình phân tích phải được tổ chức khoa học, hợp lý, phù hợp đặc điểm kinh doanh, cơ chế hoạt động, cơ chế quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp và phù hợp với mục tiêu quan tâm của từng đối tượng. Mỗi chủ thể quản lý quan tâm đến HQSXKD theo những mục đích khác nhau, nên việc phân tích đối với mỗi chủ thể cũng có những nét riêng, khó xác định khuôn mẫu trong việc tổ chức phân tích cho tất cả các chủ thể quản lý, tất cả các doanh nghiệp. Song, nói chung quy trình phân tích HQSXKD trong các DN thường được tiến hành qua 03 giai đoạn sau: chuẩn bị phân tích, thực hiện phân tích và kết thúc phân tích.
1.1. Giai đoạn chuẩn bị phân tích
Giai đoạn chuẩn bị phân tích là một khâu quan trọng, làm tiền đề cho quá trình phân tích, có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng, thời hạn và tác dụng của thông tin phân tích. Công tác chuẩn bị bao gồm việc xây dựng chương trình (kế hoạch) phân tích và thu thập, xử lý tài liệu phân tích.
Kế hoạch phân tích phải xác định rõ nội dung phân tích (toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN hay chỉ một số vấn đề cụ thể), phạm vi phân tích (toàn đơn vị hay một vài bộ phận), thời gian tiến hành phân tích (kể cả thời gian chuẩn bị), phân công trách nhiệm cho các cá nhân, bộ phận và xác định hình thức hội nghị phân tích (Ban giám đốc hay toàn thể người lao động). Bên cạnh việc lập kế hoạch phân tích, cần phải tiến hành sưu tầm và kiểm tra tài liệu, bảo đảm yêu cầu đủ, không thiếu, không thừa. Nếu thiếu, kết luận phân tích sẽ không xác đáng, nếu thừa sẽ lãng phí thời gian, công sức và tiền của. Tuỳ theo yêu cầu, nội dung, phạm vi và nhiệm vụ từng đợt phân tích cụ thể để tiến hành thu thập, lựa chọn, xử lý tài liệu. Tài liệu phục vụ cho việc phân tích bao gồm toàn bộ hệ thống báo cáo tài chính liên quan, kể cả các báo cáo kế hoạch, dự toán, định mức, các biên bản kiểm tra, xử lý có liên quan… Các tài liệu trên cần được kiểm tra tính chính xác, tính hợp pháp, kiểm tra các điều kiện có thể so sánh được rồi mới sử dụng để tiến hành phân tích.
Quy trình phân tích HQSXKD trong các DN phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức quản lý hay tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc điểm và điều kiện sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp khác nhau cho nên quy trình phân tích HQSXKD phải được nghiên cứu và vận dụng sao cho phù hợp nhất. Trong giai đoạn chuẩn bị, DN cần chuẩn bị một số vấn đề sau:
– Bước đầu tiên, DN cần lựa chọn loại hình phân tích. Về loại hình phân tích, có 3 dạng chính:
+ Một là, phân tích trước khi sản xuất, kinh doanh: nhằm dự báo, dự đoán các mục tiêu có thể đạt được trong tương lai, để cung cấp thông tin cho công tác xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh.
+ Hai là, phân tích trong quá trình kinh doanh: hình thức này thích hợp trong quá trình kiểm tra thường xuyên, nhằm điều chỉnh và chấn chỉnh những sai lệch giữa kết quả thực hiện với mục tiêu đề ra.
+ Ba là, phân tích sau quá trình kinh doanh: Nhằm đánh giá kết quả thực hiện so với kế hoạch đặt ra và xác định rõ những nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả đó.
– Bước thứ hai, DN cần xác định nội dung phân tích: hầu hết nội dung phân tích được thực hiện theo một trong hai hướng:
+ Khuynh hướng thứ nhất là phân tích toàn bộ quá trình SXKD, tức là đánh giá toàn bộ các chỉ tiêu nhằm làm rõ kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN, xem xét mối quan hệ và tác động ảnh hưởng của từng nhân tố đến chỉ tiêu phân tích.
+ Khuynh hướng thứ hai là phân tích bộ phận, nghĩa là tập trung phân tích một số nội dung trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh mà DN cần quan tâm, làm rõ tiềm năng, thực chất của hoạt động kinh doanh để cải tiến và hoàn thiện từng bộ phận đó.
– Bước thứ ba, DN cần xác định phạm vi phân tích: Tùy theo mực tiêu mong muốn đạt được mà phạm vi phân tích có thể là toàn ngành, toàn doanh nghiệp, từng khâu, hoặc từng phân xưởng, thị trường,… Việc khoanh vùng chính xác phạm vi phân tích sẽ là cơ sở để nhà phân tích lựa chọn và thu nhập số liệu phân tích.
– Bước thứ tư, DN cần tiến hành thu thập số liệu, xử lý thông tin làm căn cứ để phân tích. Tùy theo yêu cầu về nội dung, phạm vi phân tích mà tiến hành thu thập, xử lý tài liệu. Để đảm bảo chất lượng của thông tin, trước khi tiến hành thu thập thông tin cần kiểm tra tài liệu về tính hợp pháp, tính chính xác, tính hợp lý và mối liên hệ giữa các tài liệu. Việc sắp xếp, chọn lọc thông tin sử dụng trong quá trình phân tích là bước đi đầu tiên, quan trọng có ảnh hưởng rất lớn đến độ chính xác của kết luận cuối cùng. Đây sẽ là dữ liệu cơ sở để tiến hành phân tích định tính và định lượng, tính toán các tỷ số, các chỉ tiêu, hệ thống hóa và tổng hợp các dạng bảng và đồ thị vào phân tích HQSXKD.
– Bước cuối cùng, DN cần xây dựng tiến độ thực hiện cho quá trình phân tích. Thời gian ấn định trong kế hoạch phân tích HQSXKD bao gồm cả thời gian chuẩn bị và thời gian tiến hành phân tích. Thường thì nhà phân tích tiến hành chia từng giai đoạn cho thời gian phân tích và tương ứng với từng khoảng thời gian xác định nhiệm vụ cụ thể cần phải được hoàn thành, điều này sẽ tạo nên tính giám sát và tự kiểm tra khi thực hiện.
1.2. Giai đoạn thực hiện phân tích
Trên cơ sở công tác chuẩn bị trong giai đoạn lập kế hoạch phân tích về nội dung và phương pháp phân tích đã đề ra, dựa trên các thông tin số liệu đã thu thập thì giai đoạn phân tích được thực hiện theo trình tự sau:
– Đánh giá chung (khái quát) tình hình hoạt động SXKD của DN
Dựa vào chỉ tiêu phân tích đã xác định theo từng nội dung phân tích, các nhà phân tích sử dụng phương pháp so sánh để xác định đối tượng phân tích cụ thể, có thể so sánh tổng thể kết hợp với việc so sánh trên từng bộ phận cấu thành của chỉ tiêu ở kỳ phân tích với kỳ gốc từ đó đánh giá chung HQSXKD của DN, xu hướng phát triển và mối quan hệ biện chứng giữa các hoạt động kinh doanh với nhau.
– Xác định nhân tố ảnh hưởng và mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến đối tượng phân tích
HQSXKD của DN chịu ảnh hưởng của rất nhiều nguyên nhân, có những nguyên nhân mà nhà phân tích có thể xác định được mức độ ảnh hưởng và có những nguyên nhân không thể xác định được mức độ ảnh hưởng của chúng đến sự biến động của đối tượng nghiên cứu. Những nguyên nhân mà các nhà phân tích có thể tính toán được, lượng hóa được mức độ ảnh hưởng đến đối tượng nghiên cứu gọi là nhân tố. Vì thế, sau khi đã định lượng nhân tố cần thiết ảnh hưởng đến đối tượng nghiên cứu bằng phương pháp thích hợp (thay thế liên hoàn, số chênh lệch, số cân đối…) để phân tích thực chất mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến sự thay đổi của đối tượng nghiên cứu nhằm làm rõ các quá trình, hiện tượng tài chính của doanh nghiệp.
Trên cơ sở xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến chỉ tiêu phân tích cần chỉ ra các nguyên nhân tác động đến HQSXKD của DN trong đó có những nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân khách quan, nguyên nhân chủ yếu, nguyên nhân thứ yếu, nguyên nhân tích cực, nguyên nhân tiêu cực. Đây chính là căn cứ quan trong đề đề xuất các kiến nghị và giải pháp nâng cao HQSXKD của DN.
– Tổng hợp kết quả phân tích, rút ra nhận xét, kết luận về chất lượng, hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Trên cơ sở kết quả tính toán, xác định ảnh hưởng của các nhân tố đến sự biến động của chỉ tiêu nghiên cứu, các nhà phân tích cần tiến hành liên hệ, tổng hợp mức độ biến động của các nhân tố đến đối tượng nghiên cứu cụ thể nhằm khắc phục tính rời rạc, tản mạn. Từ đó, rút ra các nhận xét, chỉ rõ những tồn tại, nguyên nhân dẫn đến thiếu sót, sai lầm; đồng thời, vạch ra các tiềm năng chưa được khai thác, sử dụng để có các quyết định phù hợp với mục tiêu đặt ra.
1.3. Giai đoạn kết thúc phân tích
Kết thúc phân tích là giai đoạn cuối cùng của hoạt động phân tích HQSXKD. Trong giai đoạn này, các nhà phân tích cần tiến hành lập báo cáo phân tích, báo cáo kết quả phân tích trước những chủ thể quản lý (Ban Giám đốc, các nhà đầu tư, cổ đông…) và hoàn chỉnh hồ sơ phân tích. Báo cáo phân tích là bản tổng hợp những thông tin cơ bản và chọn lọc nhất rút ra từ quá trình phân tích. Kết thúc phân tích HQSXKD của DN, cũng như các hoạt động phân tích khác, nhà phân tích cần hoàn thiện hồ sơ phân tích bao gồm tài liệu và sản phẩm từ quá trình phân tích, báo cáo phân tích tiến hành cất giữ và lưu trữ.
2. Cơ sở dữ liệu cho phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh
Để có thể tiến hành phân tích HQSXKD yêu cầu phải có một cơ sở dữ liệu cần thiết, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và phù hợp. Thông tin phục vụ cho phân tích HQSXKD có thể phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau nhưng về cơ bản sở sở dữ liệu để phân tích bao gồm hai nguồn cơ bản là thông tin từ nội bộ DN và thông tin bên ngoài DN.
2.1. Thông tin từ nội bộ của doanh nghiệp
Thông tin từ nội bộ của DN bao gồm hệ thống BCTC và một số tài liệu sổ sách kế toán như báo cáo chi tiết về chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố, báo cáo chi tiết về kết quả sản xuất kinh doanh, báo cáo chi tiết về tình hình tăng giảm tài sản cố định, tăng giảm vốn chủ sở hữu, các khoản phải thu và nợ phải trả,…
Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành (Thông tư số 200, ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính), hệ thống BCTC áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế ở Việt Nam bao gồm các loại biểu mẫu sau:
Báo cáo tài chính năm gồm:
– Bảng cân đối kế toán, Mẫu số B01 – DN
– Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Mẫu số B02 – DN
– Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Mẫu số B03 – DN
– Bản thuyết minh Báo cáo tài chính, Mẫu số B09 – DN
Báo cáo tài chính giữa niên độ:
* Báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ, gồm:
– Bảng cân đối kế toán giữa niên độ, Mẫu số B01a – DN
– Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ, Mẫu số B02a – DN
– Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ, Mẫu số B03a – DN
– Bản thuyết minh Báo cáo tài chính chọn lọc, Mẫu số B09a – DN
* Báo cáo tài chính giữa niên độ dạng tóm lược, gồm:
– Bảng cân đối kế toán giữa niên độ, Mẫu số B01b – DN
– Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ, Mẫu B02b – DN
– Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ, Mẫu B03b – DN
– Bản thuyết minh Báo cáo tài chính chọn lọc, Mẫu B09b- DN
Việc lập và trình bày BCTC phải tuân thủ các quy định tại chuẩn mực kế toán “Trình bày báo cáo tài chính” và các chuẩn mực kế toán khác có liên quan. Các thông tin trọng yếu phải được giải trình để giúp người đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Thông tin trình bày trên BCTC phải phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài chính, tình hình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Thông tin tài chính phải thích hợp để giúp người sử dụng BCTC dự đoán, phân tích và đưa ra các quyết định kinh tế. Thông tin tài chính phải được trình bày nhất quán và có thể so sánh giữa các kỳ kế toán; So sánh được giữa các doanh nghiệp với nhau.
Báo cáo quản trị công ty
Các báo cáo về tình hình quản trị công ty của Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, các giao dịch cổ phiếu của các cổ đông lớn theo từng quý hoặc năm.
2.2. Thông tin bên ngoài doanh nghiệp
Nguồn thông tin này giúp cho các kết luận trong phân tích HQSXKD có tính thuyết phục cao. Các thông tin này được chia thành 2 nhóm: thông tin chung về tình hình kinh tế, thông tin về ngành kinh doanh của doanh nghiệp:
– Thông tin chung về tình hình kinh tế: Các thông tin phản ánh tình hình chung về kinh tế tại một thời kỳ nhất định có liên quan đến hoạt động kinh doanh của DN là những thông tin quan trọng cần xem xét. Hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp chịu tác động bởi nhiều yếu tố thuộc môi trường vĩ mô nên phân tích HQSXKD cần đặt trong bối cảnh chung của kinh tế trong nước và khu vực. Trên cơ sở kết hợp những thông tin này sẽ tạo điều kiện đánh giá đầy đủ hơn tình hình sản xuất, kinh doanh của DN và đồng thời có thể dự báo những nguy cơ, cơ hội đối với hoạt động của công ty. Những thông tin cần quan tâm thường bao gồm:
+ Thông tin về tăng trưởng hay suy thoái kinh tế, đặc biệt với phạm vi trong nước và khu vực.
+ Các chính sách kinh tế lớn của Nhà nước: chính sách chính trị, ngoại giao, pháp luật, chế độ tài chính, kế toán…có liên quan.
+ Thông tin về tỷ lệ lạm phát.
+ Thông tin về lãi suất ngân hàng, tỷ giá ngoại tệ
– Thông tin về ngành nghề kinh doanh: Trong phạm vi ngành cần xem xét sự phát triển của công ty trong mối liên hệ với các hoạt động và đặc điểm chung của ngành kinh doanh. Những thông tin liên quan đến ngành cần chú trọng quan tâm thường bao gồm:
+ Nhịp độ và xu hướng vận động của ngành
+ Mức độ và yêu cầu công nghệ của ngành
+ Quy mô của thị trường và triển vọng phát triển
+ Tính chất cạnh tranh của thị trường, mối quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng
+ Nguy cơ xuất hiện những đối thủ cạnh tranh tiềm tàng
Ngoài cách phân loại như trên, thông tin phục vụ cho phân tích HQSXKD còn có thể được phân loại theo các tiêu thức khác như nguồn thông tin, thời điểm ghi nhận thông tin, mức độ quan trọng và độ chính xác của thông tin, chu kỳ xuất hiện và tần số sử dụng thông tin.
Theo nguồn thông tin thì bao gồm các thông tin từ cơ quan quản lý cấp trên (ví dụ như thông tin về cơ chế chính sách của Nhà nước, chủ trương, đường lối, luật, các chỉ thị văn bản của các cấp chính quyền), thông tin từ các bộ phận cấp dưới, thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng,…
Theo thời điểm ghi nhận, thông tin được chia thành thông tin quá khứ, thông tin thực tại và thông tin dự báo. Thông tin quá khứ là thông tin phát sinh trong các kỳ trước, thông tin thực tại là thông tin phát sinh trong kỳ báo cáo còn thông tin dự báo là những thông tin dự tính sẽ xảy ra trong kỳ tương lai.
Theo mức độ quan trọng và độ chính xác của thông tin thì có thông tin chính thức mang tính pháp lệnh, thông tin hướng dẫn, thông tin tham khảo…
Theo chu kỳ xuất hiện và tần số sử dụng của thông tin thì có thông tin hàng ngày, thông tin hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm…
Tùy theo yêu cầu phân tích mà sẽ có những yêu cầu khác nhau về thông tin phục vụ cho phân tích. Việc nắm vững các cách phân loại thông tin sẽ là cơ sở để lựa chọn thông tin phù hợp với mục đích, yêu cầu phân tích tài chính
Tham khảo thêm
Nguyễn Trọng Kiên (2020). Phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp bất động sản niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam. Luận án tiến sĩ kinh tế (Chuyên ngành kế toán). Học viện Tài chính. Hà Nội.
