Mỗi dạng tổ chức xã hội khác nhau có tính chất, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức khác nhau và hoạt động theo cơ chế quản lý khác nhau trong môi trường khác nhau. Tuy nhiên, nhìn từ góc độ khoa học quản lý thì các yếu tố cấu thành tổ chức bao gồm:
Yếu tố mục tiêu hoạt động
Trước hết, mục tiêu hoạt động của tổ chức là yếu tố mang tính nền tảng của tổ chức, nó trả lời câu hỏi: Thiết lập ra tổ chức đó để làm gì (trước mắt và cả trong tương lai)? Một tổ chức xã hội không có mục đích hoạt động thì tổ chức đó không có lý do tồn tại. Mục tiêu không rõ ràng thì tổ chức hoạt động kém hiệu quả vì mục tiêu là cái đích mà mọi phần tử trong tổ chức (cá nhân hoặc tập thể) luôn luôn hướng tới. Điều đó có nghĩa yếu tố mục tiêu hoạt động là yếu tố quyết định sự hình thành và phát triển của tổ chức.
Mục tiêu hoạt động của trường đại học đa phân hiệu được quy định bởi sự phân định của xã hội về các chức năng của trường, được cụ thể hóa thành những yêu cầu định lượng và định tính đối với kết quả các hoạt động của trường chính và của cả phân hiệu.
Yếu tố cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức thể hiện những kết cấu bên trong, cùng với các quan hệ của các bộ phận và cá nhân trong tổ chức. Không một tổ chức nào lại không có cơ cấu tổ chức để qua đó chủ thể quản lý thiết lập các quy định về cơ chế quản lý.
Đối với trường đại học đa phân hiệu, cơ cấu tổ chức được hình thành như thế nào là do mục tiêu và nội dung các hoạt động của trường, do ý chí và năng lực của những người quản lý của trường; đồng thời do tác động của các thành tựu tiến bộ của KH&CN được các nhà quản lý áp dụng vào điều hành các hoạt động trong trường. Trên phương diện lý thuyết tổ chức, cùng với cơ chế quản lý, cơ cấu tổ chức của trường đại học đa phân hiệu là một trong những yếu tố cấu thành nhà trường. Cơ cấu một tổ chức của trường đại học đa phân hiệu bao gồm các thành tố chủ yếu:
Bộ phận lãnh đạo và định hướng (còn được hiểu là bộ phận đỉnh cao chiến lược) là bộ phận có trách nhiệm quyết nghị chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, quy chế tổ chức và hoạt động của trường, phương hướng hoạt động và đầu tư phát triển, việc thành lập, sáp nhập, chia, tách, giải thể các bộ phận, giám sát việc thực hiện các nghị quyết lãnh đạo và quyết định quản lý.
Các bộ phận (đơn vị) chức năng chuyên môn là các bộ phận đảm nhiệm việc thực hiện từng chức năng cụ thể của trường, mà liên hợp các chức năng của các bộ phận này lại với nhau sẽ là chức năng chung của trường. Ở mỗi bộ phận này có những người quản lý được phân cấp và phân quyền để họ trực tiếp quản lý các hoạt động của bộ phận.
Các bộ phận tư vấn, tham mưu là đơn vị hoặc cá nhân có tri thức cao và chuyên môn sâu về một lĩnh vực hoặc nhiều lĩnh vực hoạt động của trường, có trách nhiệm tư vấn hoặc tham mưu không những cho bộ phận đỉnh cao chiến lược, mà còn đối với những người quản lý các cấp về con đường và phương pháp hoạt động của trường hoặc của một bộ phận trong trường tùy theo nhu cầu cần tư vấn, tham mưu của các cấp quản lý hoặc các bộ phận khác trong tổ chức khi họ cần. Trong thực tiễn, số lượng, cơ cấu đội ngũ của các bộ phận này phụ thuộc vào nhiệm vụ, chức năng của trường và quan trọng hơn là phụ thuộc vào yêu cầu về mức độ đạt các mục tiêu chung và mục tiêu của các bộ phận chức năng của trường.
Bộ phận điều khiển (còn gọi bộ phận quản lý tổ chức) là bộ phận có trách nhiệm thực hiện các chức năng quản lý (kế hoạch hoá, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra) đối với các hoạt động của trường để đạt tới mục tiêu chung. Theo lý thuyết tổ chức, một số tác giả coi bộ phận này có ý nghĩa như là “cái huyệt” của tổ chức, vì mọi hoạt động của tổ chức được khởi đầu ở đây nhờ các quyết định quản lý (sự bấm nút) của người quản lý. Ý nghĩa của “cái huyệt” còn được hiểu là bộ phận này không những có trách nhiệm vạch tra mục tiêu, tổ chức các hoạt động để thực hiện mục tiêu; mà quan trọng hơn là tạo ra động lực về tinh thần và vật chất cho mọi đơn vị và cá nhân trong trường hoạt động có hiệu quả nhất để nhà trường vận hành đạt tới mục tiêu.
Như vậy, trong quản lý trường đại học đa phân hiệu, trước hết chủ thể quản lý phải coi cơ cấu tổ chức là một trong các yếu tố quan trọng phải thiết lập sao cho từ đó định ra cơ chế quản lý để triển khai các chức năng cơ bản của quản lý.
Yếu tố cơ chế quản lý
Cơ chế quản lý của một tổ chức thể hiện cách thức mà theo đó việc quản lý, điều hành của chủ thể quản lý liên kết, điều phối các bộ phận và cá nhân để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của tổ chức.
Cơ chế quản lý của trường đại học đa phân hiệu chỉ rõ các mối quan hệ chủ yếu giữa các bộ phận và mỗi cá nhân trong trường khi thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình nhằm đạt tới mục tiêu chung. Đây cũng là một yếu tố mà chủ thể quản lý phải thực hiện đúng lý thuyết quản lý một tổ chức và phù hợp với thực tiễn các hoạt động của trường. Cơ chế quản lý càng rõ ràng, chặt chẽ và đảm bảo tính khoa học bao nhiêu thì độ bất định đối với các hoạt động của trường giảm (các hoạt động ít sai sót) và nhà trường phát triển bền vững bấy nhiêu. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ và mục đích hoạt động của trường, tùy theo cơ cấu tổ chức của trường đã được thiết lập, chủ thể quản lý trường đại học đa phân hiệu lựa chọn cơ chế quản lý tối ưu cho trường.
Cơ chế quản lý trường được thể hiện trong quy chế tổ chức và hoạt động của trường. Trong đó, ngoài việc quy định về cơ cấu tổ chức, thì điều quan trọng hơn là chủ thể quản lý phải có các quy định chỉ đạo, chấp hành và phối hợp bộ phận đỉnh cao chiến lược, các bộ phận chức năng, bộ phận tư vấn hoặc tham mưu và đặc biệt là đối với bộ phận điều khiển (quản lý) các cấp. Đó là các quy định về:
– Phân cấp và phân quyền trong ban hành và chấp hành quyết định quản lý của mỗi bộ phận (đơn vị) và từng cá nhân trong trường;
– Trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi bộ phân và từng cá nhân đối với các chức năng của họ, giám sát và cung cấp thông tin hai chiều hay đa chiều;
– Các mối quan hệ giữa các bộ phân, cá nhân với nhau trong trường theo thứ bậc trên – dưới và theo sự phối hợp ngang – dọc;
– Đảm bảo một số nguyên tắc cơ bản của quản lý (khoa học, tập trung dân chủ, tiết kiệm và hiệu quả, phân cấp và phân quyền, chuyên môn hoá và phân nhóm chức năng, phù hợp với tầm hạn quản lý, hoàn chỉnh và thống nhất…);
– Thực hiện hiệu quả các phương pháp quản lý (tổ chức – hành chính, tâm lý – xã hội và dùng lợi ích kinh tế…);
– Tôn trọng các tính chất chủ yếu của tổ chức (tính hiệu quả, tính linh hoạt và tính chính xác);
– Tuân thủ các quy luật cơ bản của tổ chức (mục tiêu rõ ràng và hiệu quả, hệ thống, cấu trúc đồng nhất và đặc thù, vận động không ngừng và theo quy trình, tự điều chỉnh).
Yếu tố đội ngũ
Trước hết, đội ngũ nhân lực của tổ chức là yếu tố cơ bản nhất của một tổ chức xã hội, nó nói lên vai trò, ý nghĩa của mỗi con người và cả đội ngũ nhân lực trong tổ chức; đồng thời nó thể hiện sức mạnh của tổ chức đó. Sức mạnh của trường đại học đa phân hiệu được thể hiện ở sự tích hợp về số lượng, cơ cấu (tuổi, giới, trình độ và chuyên ngành đào tạo) và chất lượng (sự tích hợp năng lực và phẩn chất mọi người trong đội ngũ nhân lực của trường). Nói cách khác, yếu tố đội ngũ nhân lực là yếu tố cơ bản đảm bảo chất lượng các hoạt động. Cho nên, trong quản lý một trường đại học đa phân hiệu, chủ thể quản lý phải coi đội ngũ nhân lực là một trong những điều kiện đảm bảo chất lượng các hoạt động của trường.
Yếu tố cơ sở vật chất
Trước hết, cơ sở vật chất của một tổ chức được hiểu là tài chính (chủ yếu là kinh phí), cơ sở hạ tầng (trụ sở làm việc, nhà xưởng, sân vườn…), thiết bị kỹ thuật và các sản phẩm KH&CN (công cụ, máy móc, thư viện, thí nghiệm…) được tổ chức huy động, đầu tư và sử dụng để đạt tới mục tiêu hoạt động của tổ chức. Đây là yếu tố mang tính phương tiện và điều kiện tất yếu để từng bộ phận và mỗi cá nhân sử dụng nó trong khi thực hiện các chức năng và nhiệm vụ để đạt tới mục tiêu của tổ chức.
Cơ sở vật chất của trường đại học đa phân hiệu đầy đủ, kịp thời, chuẩn hoá, hiện đại hoá và được tận dụng hết công suất sẽ giúp cho mỗi bộ phận và từng cá nhân trong trường hoàn thành nhiệm vụ và chức năng. Như vậy, yếu tố này là phương tiện và điều kiện tất yếu để đảm bảo chất lượng các hoạt động của trường. Cho nên, trong quản lý trường đại học đa phân hiệu, chủ thể quản lý phải quan tâm đến cơ chế quản lý cơ sở vật chất.
Yếu tố môi trường hoạt động
Tổ chức xã hội nào cũng hoạt động trong một môi trường luôn luôn thay đổi. Môi trường hoạt động của tổ chức được hiểu là các yếu tố xã hội và tự nhiên có tác động thuận hoặc bất thuận tới mọi hoạt động của tổ chức. Về mặt xã hội, yếu tố này bao gồm thể chế chính trị, luật pháp, chính sách, mô hình và trình độ phát triển kinh tế, giáo dục, truyền thống và bản sắc văn hoá của cộng đồng, dân tộc và xã hội… Về mặt tự nhiên, yếu tố này được thể hiện ở vị trí địa lý (vùng, miền), dân số, hệ sinh thái…
Trường đại học đa phân hiệu phát huy được các thế mạnh từ các tác động thuận và hạn chế được các bất thuận của môi trường sẽ nâng cao được chất lượng các hoạt động của trường. Như vậy, môi trường hoạt động là một trong những yếu tố mang tính điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng các hoạt động của trường đại học đa phân hiệu. Cho nên, trong quản lý trường đại học đa phân hiệu, chủ thể quản lý nhà trường phải xác đinh rõ cơ chế phát huy thế mạnh và giảm thiểu các bất thuận của môi trường đối với các hoạt động của trường.
Yếu tố thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của tổ chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người quản lý và những người bị quản lý. Một hệ thống thông tin quản lý bao gồm:
– Phân hệ tổ chức nhân lực thông tin (tổ chức được hợp thành từ các con người có trách nhiệm thu thập, xử lý, lưu trữ và chuyển tải thông tin);
– Phân hệ cơ sở vất chất thông tin (các thiết bị thông tin và phần mềm);
– Phân hệ cơ sở dữ liệu thông tin (các cơ sở dữ liệu liên quan đến mọi hoạt động của tổ chức).
Quản lý một tổ chức nói chung và quản lý trường đại học đa phân hiệu nói riêng, chủ thể quản lý phải nhờ vào hệ thống thông tin quản lý để thực hiện các chức năng kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra. Như vậy, hệ thống thông tin quản lý là một trong các yếu tố tạo nên và đảm bảo chất lượng các hoạt động. Cho nên, trong quản lý trường đại học đa phân hiệu, chủ thể quản lý phải thiết lập được hệ thống thông tin quản lý và có cơ chế quản lý hệ thống này.
Yếu tố phương thức kiểm soát chất lượng
Một trong những yếu tố đảm bảo chất lượng các hoạt động của tổ chức là hoạt động kiểm soát chất lượng. Phương thức kiểm soát chất lượng chủ yếu của trường đại học đa phân hiệu là hoạt động kiểm tra, đánh giá các hoạt động của trường, nhưng quan trọng hơn là hoạt động kiểm định chất lượng theo các tiêu chí cụ thể trong chuẩn đánh giá. Hoạt động kiểm định chất lượng được tổ chức thông qua việc đánh giá trong từng bộ phận và cá nhân của trường theo chuẩn đánh giá chất lượng; đồng thời với việc đánh giá ngoài (đánh giá của các tổ chức kiểm định chất lượng) theo chuẩn đánh giá chất lượng.
Như vậy, phương thức kiểm soát chất lượng là một trong các yếu tố đảm bảo chất lượng các hoạt động của trường đại học đa phân hiệu; cho nên trong quản lý, chủ thể quản lý phải có các quy định cơ chế quản lý hoạt động kiểm soát chất lượng; trong đó đặc biệt là hoạt động kiểm định chất lượng theo cơ chế kiểm soát chất lượng đã có.
