Bài viết phân tích khái niệm kiểm soát trong quản lý của các chuyên gia, nhà nghiên cứu trong và ngoài nước, từ đó xác định bản chất, vai trò và phân loại kiểm soát trên theo các tiêu chí như: mức độ ảnh hưởng của chủ thể kiểm soát với các đối tượng kiểm soát, phạm vi, nội dung, đối tượng, mục đích, mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm soát…
1. Kiểm soát là gì
Kiểm soát là một chức năng mà nhà quản lý phải thực hiện dù kết quả công việc của các bộ phận đều đạt được theo kế hoạch đã đề ra. Để đảm bảo mọi việc đi đúng hướng, nhà quản lý phải giám sát và đánh giá kết quả công việc. Kết quả thực tế phải được so sánh với mục tiêu đã xác lập trước đó để nhà quản lý đưa ra các hoạt động cần thiết đảm bảo tổ chức đi đúng quỹ đạo. Quá trình giám sát, so sánh và hiệu chỉnh là những nội dung của chức năng kiểm soát. Kiểm soát cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người, trong tổ chức cũng như toàn bộ xã hội và có liên quan mật thiết đến quản lý. Nếu không có kiểm soát, nhà quản lý sẽ không có thông tin để ra các quyết định thích hợp nhằm thích ứng với môi trường và khó có thể đạt được mục tiêu đặt ra.
Có nhiều cách tiếp cận khác nhau về quản lý đã dẫn đến những quan điểm khác nhau về quản lý. Mary Parker Follet đưa ra khái niệm: “Quản lý là nghệ thuật mà công việc được hoàn thành thông qua mọi người”[2]. James H.Donnelly và các cộng sự đưa ra khái niệm về quản lý trong đó có nhấn mạnh đến khía cạnh về hành vi của quản lý: “Quản lý là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện, nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được” [3, tr.52].Quan điểm nhấn mạnh đến các chức năng của quản lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức, James Stoner và Stephen Robbins đã cho rằng: “Quản lý là một tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, quản trị con người, và kiểm soát các hoạt động trong một đơn vị một cách có hệ thống nhằm hoàn thành mục tiêu của đơn vị đó” [4, tr.45].
Theo Henry Fayol, cha đẻ của lý thuyết quản trị hiện đại thì quản lý là một quá trình bao gồm một tập hợp năm chức năng: Lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát. Ông cũng cho rằng: “Kiểm soát là việc kiểm tra để khẳng định mọi việc có được thực hiện theo đúng kế hoạch hoặc các chỉ dẫn và các nguyên tắc đã được thiết lập hay không, từ đó chỉ ra các yếu kém và sai phạm cần phải điều chỉnh, đồng thời ngăn ngừa chúng không được phép tái diễn” [5, tr.49]. Gwick và Urwich nêu lên bảy chức năng của quản lý là: lập kế hoạch, tổ chức, bố trí nhân sự, chỉ huy, phối hợp, kiểm soát, dự toán. James Stoner lại chia hoạt động quản lý ra thành bốn chức năng riêng biệt: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, quản lý.
Nghiên cứu về quản lý, tác giả Nguyễn Quang Quynh cho rằng quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở các nguồn lực nhằm xác định hiệu quả cao nhất. Quá trình này bao gồm nhiều giai đoạn, trước tiên là phải dự báo và kiểm tra các thông tin về nguồn lực và mục tiêu cần đạt tới, sau đó xây dựng kế hoạch và chương trình hành động, cuối cùng là tổ chức thực hiện các kế hoạch và chương trình đã vạch ra. Ông nhấn mạnh: “Kiểm soát không phải là một pha hay một giai đoạn của quá trình quản lý mà là một chức năng không thể tách rời của quản lý.
Trong suốt quá trình quản lý, kiểm soát luôn luôn tồn tại trước, trong và sau mỗi hoạt động định hướng hoặc tổ chức để thực hiện hoặc điều chỉnh mỗi hoạt động đó. Một cách tổng hợp nhất, kiểm soát được hiểu là tổng hợp các phương sách để nắm lấy và điều hành đối tượng hoặc khách thể quản lý”[6]. Tác giả Nguyễn Thị Phương Hoa lại cho rằng: “Kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm đảm bảo mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả” [7, tr.14]. Nhìn chung các quan điểm khác nhau về chức năng của quản lý thông thường tập trung vào vấn đề quản lý con người trong một tổ chức. Tuy nhiên các quan điểm này đều thống nhất ở chỗ đều cho rằng: để quá trình quản lý đạt hiệu quả không thể thiếu được khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm soát để đạt được mục tiêu. Trong đó kiểm soát có vai trò đặc biệt quan trọng, nó có liên quan mật thiết với quản lý, đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định của nhà quản lý. Hoạt động kiểm soát là cơ sở để nhà quản lý có đầy đủ thông tin để ra quyết định thích hợp nhằm đạt được mục tiêu đề ra của tổ chức. Để đạt được các mục tiêu chung của tổ chức thì phải thực hiện được các chức năng của quản lý. Các chức năng của quản lý là những nhiệm vụ lớn nhất, bao trùm lên các hoạt động quản lý.
Từ các quan điểm khác nhau về kiểm soát và nhận diện vai trò của kiểm soát trong quản lý, theo tác giả bài viết, có thể hiểu một cách toàn diện về kiểm soát như sau: Kiểm soát là chức năng quan trọng của quản lý, được thực hiện một cách thường xuyên liên tục trong mọi mặt hoạt động và trong mọi cấp độ quản lý trong doanh nghiệp. Mục đích cuối cùng của kiểm soát là làm cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu cao nhất đã đề ra với chi phí và mức độ rủi ro thấp nhất. Tuy nhiên, để hoạt động quản lý được tiến hành một cách có hiệu quả thì việc lựa chọn loại hình kiểm soát phù hợp sao cho có thể phòng ngừa được rủi ro là một vấn đề quan trọng đối với doanh nghiệp.
2. Phân loại kiểm soát
Nhận định về bản chất và vai trò của kiểm soát nêu trên đã cho thấy kiểm soát hiện diện ở mọi hoạt động, lĩnh vực, là đối tượng quan tâm của cả nhà quản trị, người thực hiện công việc trong đơn vị, người sử dụng thông tin. Xét trên các khía cạnh khác nhau sẽ tồn tại nhiều loại hình kiểm soát tùy theo lĩnh vực hoạt động, loại hình hoạt động, phân cấp quản lý, cơ chế kinh tế, điều kiện xã hội… Hệ thống các quan điểm và lý thuyết về kiểm soát, việc phân chia các loại hình kiểm soát trong doanh nghiệp được thực hiện trên cơ sở các tiêu thức là mức độ ảnh hưởng của chủ thể kiểm soát với các đối tượng kiểm soát, phạm vi, nội dung, đối tượng, mục đích, mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm soát:
(i) Phân loại theo mối quan hệ của chủ thể kiểm soát với khách thể kiểm soát thì kiểm soát bao gồm kiểm soát từ các chủ thể bên ngoài đơn vị và kiểm soát từ các chủ thể bên trong đơn vị.
Kiểm soát từ các chủ thể bên ngoài đơn vị (ngoại kiểm): là loại kiểm soát được thực hiện bởi các chủ thể bên ngoài đơn vị như kiểm soát của đơn vị cấp trên, kiểm soát của cơ quan quản lý Nhà nước… Kiểm soát nội bộ (kiểm soát từ các chủ thể bên trong đơn vị): là loại kiểm soát được thực hiện bởi các chủ thể bên trong đơn vị, tiến hành kiểm soát lẫn nhau theo nhiều chiều nhằm mục đích quản trị nội bộ.
(ii) Phân loại theo mức độ ảnh hưởng của chủ thể kiểm soát thì kiểm soát bao gồm kiểm soát trực tiếp và kiểm soát gián tiếp. Kiểm soát trực tiếp: Kiểm soát trực tiếp bao gồm kiểm soát hoạt động, kiểm soát xử lý, kiểm soát bảo vệ tài sản. Kiểm soát gián tiếp: là việc kiểm soát tổng thể với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau.
(iii) Phân loại theo thời điểm kiểm soát thì kiểm soát bao gồm kiểm soát dự kiến trước, kiểm soát trong quá trình thực hiện (kiểm soát đồng thời), kiểm soát sau quá trình thực hiện (kiểm soát phản hồi). Kiểm soát trước (Kiểm soát dự kiến trước): là quá trình kiểm soát trước khi thực hiện hoạt động nhằm mục tiêu ngăn ngừa sai phạm có thể xảy ra để giúp các kế hoạch có thể đạt được thành công. Kiểm soát trong quá trình thực hiện (kiểm soát đồng thời): đây là loại kiểm soát gắn liền với thực tế thực hiện công việc hiện tại bao gồm các công việc như giám sát, điều chỉnh các hoạt động một các thường xuyên, liên tục để nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn đã thiết lập. Kiểm soát sau quá trình thực hiện (kiểm soát phản hồi): Là việc thu thập và đánh giá thông tin về một hoạt động đã hoàn thành so với mục tiêu đề ra, đồng thời đưa ra biện pháp để cải thiện hoạt động trong tương lai, giúp tránh lặp lại sai lầm trong quá khứ.
(iv) Phân loại theo nội dung của kiểm soát thì kiểm soát bao gồm kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế toán. Kiểm soát tổ chức: là loại kiểm soát được thiết lập nhằm đảm bảo sự tuân thủ của tổ chức đối với các quy định của pháp luật và quy định của đơn vị, hiệu lực, hiệu quả của tổ chức trong quá trình thực hiện hoạt động nhằm đảm bảo hoạt động đúng mục tiêu, sử dụng nguồn lực kinh tế và hiệu quả. Kiểm soát kế toán: là loại kiểm soát tập trung vào việc kiểm tra các thông tin cung cấp cho việc ra quyết định nhằm đảm bảo tính trung thực, hợp lý của thông tin, bảo vệ tài sản trong đơn vị.
(v) Phân loại theo đối tượng của kiểm soát thì kiểm soát bao gồm kiểm soát đầu ra và kiểm soát hành vi. Kiểm soát đầu ra: là loại kiểm soát được áp dụng ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp thông qua việc nhà quản trị chọn tiêu chuẩn đánh giá đầu ra thích hợp với mục tiêu của từng cấp quản lý và sau đó đo lường kết quả đạt được. Kiểm soát hành vi: kiểm soát này được thiết kế để giám sát, hỗ trợ và khích lệ nhân viên trong quá trình thực hiện hoạt động.
(vi) Phân loại theo mục tiêu kiểm soát thì kiểm soát bao gồm kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm soát sửa chữa và kiểm soát bù trừ.
(vii) Phân loại theo chu kỳ tiến hành kiểm soát thì kiểm soát bao gồm kiểm soát thường xuyên, kiểm soát định kỳ. Kiểm soát thường xuyên: là loại kiểm soát được tiến hành thường xuyên, liên tục hàng ngày trong quá trình thực hiện các hoạt động tại đơn vị. Kiểm soát định kỳ: là loại kiểm soát được thực hiện định kỳ hoặc khi có tình huống bất thường tại đơn vị.
(viii) Phân loại theo phạm vi kiểm soát thì kiểm soát bao gồm kiểm soát toàn diện, kiểm soát chọn điểm (điển hình).
Tham khảo thêm
- Bùi Thanh Sơn (2020). Kiểm soát nội bộ trong các ngân hàng thương mại Việt Nam. Luận án tiến sĩ Kinh tế (Chuyên ngành Quản lý kinh tế). Học viện Khoa học xã hội – Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. Hà Nội.
- Sammi Caramela (2018). The Management Theory of Mary Parker Follett.
- James H.Donnelly, JR., James L.Gibson và John M.Ivancevich (2001), Quản trị học căn bản, NXB Thống kê, Hà Nội.
- James A.F Stoner and Chardles Wankei (1986), Management, Third Eidition, Prentice Hall, Englewood Cliffs, NJ.
- Henry Fayol (1949), General and Industrial Management, Pitman Publishing, New York.
- Nguyễn Quang Quynh (2005), Giáo trình Lý thuyết Kiểm toán, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.
- Nguyễn Thị Phương Hoa (2010), Giáo trình Kiểm soát quản lý, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.
