Bài viết phân tích định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ theo nhiều cách tiếp cận từ nhiều góc độ khác nhau, khái quát vai trò, khung đánh giá và các nguyên tắc cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ ngân hàng thương mại.
1. Khái niệm và khung đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại
Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) được định nghĩa trong rất nhiều các tài liệu khác nhau. Tại Mỹ, một trong những khái niệm đầu tiên về hệ thống KSNB được định nghĩa bởi AICPA. Trong các Chuẩn mực được hệ thống hóa của AICPA thì hệ thống KSNB được hiểu là: “Hệ thống các kế hoạch tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ, bám sát chủ trương quản lý đã đề ra”.
Theo Chuẩn mực Kiểm toán về Đánh giá rủi ro và Kiểm soát nội bộ (ISA 400) của Liên đoàn Kế toán quốc tế thì: “Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm toàn bộ các chính sách và thủ tục (các loại hình kiểm soát) được áp dụng bởi nhà quản lý của đơn vị nhằm đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu đã định như: thực hiện hoạt động hiệu quả và tuân thủ pháp luật, bám sát chủ trương mà nhà quản lý đã đặt ra; bảo vệ tài sản; ngăn ngừa và phát hiện gian lận và sai sót; đảm bảo sự đầy đủ và chính xác của các thông tin kế toán; lập báo cáo tài chính tin cậy, đúng thời hạn”.
Tại Việt Nam, theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400, hệ thống KSNB được định nghĩa: “Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và pháp hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”[2].
Hệ thống KSNB trong lĩnh vực ngân hàng được định nghĩa như sau: “ Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài được xây dựng phù hợp với quy định tại Luật các tổ chức tín dụng, Thông tư này và các quy định của pháp luật có liên quan và được tổ chức thực hiện nhằm kiểm soát, phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra. Hệ thống kiểm soát nội bộ thực hiện giám sát của quản lý cấp cao, kiểm soát nội bộ, quản lý rủi ro, đánh giá nội bộ về mức đủ vốn và kiểm toán nội bộ”[3]
Nhìn chung, định nghĩa về hệ thống KSNB có thể tiếp cận từ nhiều góc độ khác nhau nhưng cơ bản thống nhất với nhau:
(i) Hệ thống KSNB là một công cụ quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp;
(ii) Khái niệm hệ thống KSNB đề cập đến việc tổ chức hệ thống kiểm soát với các chính sách và thủ tục kiểm soát được thiết lập và vận hành trong mối liên hệ chặt chẽ với nhau để đạt được các mục tiêu đơn vị đặt ra;
(iii) Các mục tiêu cơ bản của hệ thống KSNB nhằm đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và các quy định, đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính, bảo vệ tài sản và đảm bảo hiệu quả của hoạt động của đơn vị.
Một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ giúp đem lại nhiều lợi ích cho đơn vị. Thông thường, hệ thống này sẽ được hoàn thiện cùng với sự phát triển của đơn vị nhằm mục đích: Giảm thiểu nguy cơ gây ra rủi ro trong kinh doanh; Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp; Đảm bảo tính chính xác, tin cậy của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính; Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp; Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra; Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ. Hệ thống KSNB hữu hiệu là nhân tố chủ chốt của một hệ thống quản trị doanh nghiệp hiệu quả, hiệu lực và điều này rất quan trọng đối với những đơn vị có sự tách biệt giữa chủ sở hữu với người điều hành.
Tuy nhiên, hệ thống KSNB dù có hiệu quả đến đâu cũng chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị chứ không thể đảm bảo tuyệt đối. Khả năng đạt được mục tiêu chịu ảnh hưởng bởi những hạn chế vốn có của nó. Như vậy, khái niệm KSNB và khái niệm hệ thống KSNB có sự khác nhau nhất định. Theo định nghĩa về KSNB của COSO thì KSNB là một quá trình với các hoạt động được thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được các mục tiêu liên quan đến hiệu quả, hiệu lực hoạt động, độ tin cậy của báo cáo, và tuân thủ pháp luật. Ở phương diện này, thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của KSNB. Trong khi đó “hệ thống là tập hợp nhiều yếu tố, đơn vị cùng loại hoặc cùng chức năng, có quan hệ hoặc liên hệ với nhau chặt chẽ, làm thành một thể thống nhất” [4]. Hệ thống KSNB được hiểu không phải là một yếu tố mà phải là một tập hợp các yếu tố cùng loại có mối liên hệ chặt chẽ với nhau để nhằm đạt được các mục tiêu đơn vị đã đặt ra.
Khung đánh giá về hệ thống KSNB do COSO ban hành được sử dụng không chỉ tại Mỹ mà còn được áp dụng rộng tãi tại nhiều quốc gia trên thế giới. Hầu hết các ngân hàng các nước đều áp dụng khung thống nhất về KSNB theo COSO để đánh giá hệ thống KSNB. Trên cơ sở khung KSNB của COSO, Ủy ban Basel đã ban hành khung KSNB áp dụng cho các ngân hàng, được xem như là hướng dẫn cho việc thiết lập và đánh giá hệ thống KSNB trong ngân hàng, đặc biệt các ngân hàng tuân thủ Basel. Trong các hướng dẫn, Ủy ban Basel đã nêu ra sự cần thiết các ngân hàng có/hoặc buộc có hệ thống KSNB hiện tại phù hợp đối với tính chất và quy mô hoạt động của họ.
Hệ thống kiểm soát này bao gồm việc phân bổ quyền hạn, trách nhiệm, phân định chức năng tham gia vào các hoạt động của ngân hàng, hoạt động quỹ, kiểm toán tài sản và thế chấp, đảm bảo tính an toàn cho các tài sản của ngân hàng, hệ thống kiểm toán nội bộ độc lập phù hợp, và các biện pháp thích hợp đảm bảo sự tuân thủ những biện pháp kiểm soát nói trên cùng các quy định, luật lệ liên quan khác. Tất cả các thành viên của Ủy ban Basel đều đồng thuận rằng khung KSNB sẽ được sử dụng để đánh giá hệ thống KSNB trong ngân hàng. Khung KSNB đưa ra 13 nguyên tắc, bao gồm nguyên tắc 1-3 liên quan tới giám sát quản lý và văn hóa kiểm soát, nguyên tắc số 4 liên quan tới xác định và đánh giá rủi ro, nguyên tắc 5-6 về các hoạt động kiểm soát và phân công nhiệm vụ, nguyên tắc 7-9 về thông tin và trao đổi thông tin, nguyên tắc 10-12 liên quan đến hoạt động giám sát và các hoạt động chỉnh sửa, nguyên tắc số 13 liên quan tới việc đánh giá hệ thống KSNB của các cơ quan thanh tra giám sát.
2. Vai trò và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại
Hệ thống KSNB có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của ngân hàng. Bời vì hoạt động của hệ thống KSNB là một phần không tách rời các hoạt động hàng ngày của ngân hàng. Hệ thống KSNB được tổ chức thực hiện thường xuyên, liên tục để đảm bảo cho tất cả các quá trình hoạt động của ngân hàng được thực hiện đúng pháp luật, an toàn và hiệu quả. Hoạt động tự kiểm tra nghiệp vụ phát sinh hàng ngày của từng cán bộ nhân viên, công việc kiểm soát, phê duyệt của các cấp quản lý, điều hành tại trụ sở chính và tại các đơn vị thành viên của ngân hàng đối với việc thực hiện quy trình tác nghiệp của các cán bộ nhân viên trong quá trình thực thi các chính sách, quy chế, quy định nội bộ, quy trình nghiệp vụ có liên quan, góp phần đảm bảo an toàn tài sản, thực hiện có hiệu quả các mục tiêu của ngân hàng, đúng quy định của pháp luật và đáp ứng yêu cầu của khách hàng theo chế độ quy định của ngân hàng.
Thiết lập và duy trì hệ thống KSNB có hiệu lực và hiệu quả là một phần quan trọng của công tác quản lý, điều hành của ngân hàng. KSNB được thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm giải quyết các rủi ro kinh doanh đã được xác định, gây ra nguy cơ đơn vị không đạt được một trong các mục tiêu liên quan đến: Độ tin cậy của quy trình lập và trình bày báo cáo tài chính; Hiệu quả và hiệu suất hoạt động; Việc tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành.
Như vậy, một kiểm soát được thiết kế luôn hướng tới mục tiêu làm giảm khả năng xảy ra rủi ro đối với các mục tiêu đã được xác định. Ngân hàng sau khi thiết lập các mục tiêu của mình thì cần phải nhận biết và đánh giá rủi ro có thể xảy ra cản trở việc đạt được các mục tiêu, từ những thông tin thích hợp của việc nhận biết và đánh giá rủi ro, các thủ tục kiểm soát nội bộ sẽ được thiết lập tương ứng. Có nhiều cách thức phân loại rủi ro tuy nhiên rủi ro có thể xảy ra do gian lận từ các bộ phận trong một ngân hàng là luôn tồn tại và gắn liền với hoạt động như mức độ cạnh tranh cao hay thị trường bão hòa, kèm theo lợi nhuận suy giảm có thể khiến các giám đốc điều hành trình bày không trung thực báo cáo tài chính hoặc áp lực về các mục tiêu đặt ra của các nhà quản lý công ty dẫn tới hành vi gian lận trong việc công bố thông tin để làm hài lòng các cổ đông hoặc các nhà đầu tư.
Do đó, KSNB muốn ngăn chặn được khả năng xảy ra rủi ro do gian lận cần phải chú ý đến những yếu tố này hay nói cách khác KSNB là một phương sách quan trọng của nhà quản lý trong việc hạn chế các hành vi gian lận trong đơn vị. Hệ thống KSNB của ngân hàng được thiết lập nhằm mục đích thực hiện các mục tiêu, chính sách của ngân hàng và tuân thủ các quy định của pháp luật của NHNN và của chính ngân hàng với các mục tiêu cụ thể, chủ yếu sau đây:
Thứ nhất, bảo đảm các hoạt động của ngân hàng đạt được các mục tiêu, chính sách đã đề ra trong từng thời kỳ; bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực của ngân hàng một cách kinh tế, an toàn, hiệu quả; bảo vệ ngân hàng không bị tổn thất; bảo đảm cho tất cả cán bộ nhân viên trong ngân hàng làm việc để đạt được các mục tiêu hoạt động của ngân hàng.
Thứ hai, bảo đảm hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời để các cấp có thẩm quyền của ngân hàng đưa ra các quyết định chính xác; Đảm bảo các báo cáo tài chính và các báo cáo hoạt động kinh doanh khác cho cổ đông và các cơ quan quản lý một cách công khai, minh bạch và xác thực.
Thứ ba, bảo đảm mọi hoạt động của ngân hàng đều tuân thủ theo pháp luật, các quy định của NHNN, các chính sách, quy chế, quy định nội bộ, quy trình nghiệp của ngân hàng.
3. Các nguyên tắc cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại
Hệ thống KSNB gắn liền với trách nhiệm và quyền hạn của mọi bộ phận, mọi quy trình, nghiệp vụ và mọi nhân viên trong một đơn vị. Nó được thiết kế bởi các nhà quản trị doanh nghiệp. Một hệ thống KSNB được coi là phát huy tốt cần tuân thủ 5 nguyên tắc cơ bản sau:
Một là, đảm bảo tính hiệu lực: Thực hiện nguyên tắc này đòi hỏi các NHTM phải xây dựng các chính sách, quy chế, quy định nội bộ, quy trình nghiệp vụ và cài đặt các chốt kiểm soát tại các quy trình nghiệp vụ được ghi thành văn bản. Các văn bản này, tùy theo tính chất, phải được cấp có thẩm quyền của ngân hàng ký ban hành và mang tính bắt buộc thực hiện trong toàn hệ thống hay trong từng đơn vị trực thuộc của ngân hàng.
Hai là, đảm bảo tính hiệu quả: Việc xây dựng hệ thống KSNB để đạt được mục tiêu chung của ngân hàng là hiệu quả, an toàn, đúng pháp luật. Hệ thống KSNB được thực hiện thống nhất trong toàn hệ thống của ngân hàng và tất cả cán bộ nhân viên của ngân hàng cần phải hiểu rõ tầm quan trọng của hệ thống KSNB nhằm đảm bảo cho các chính sách quản lý và hoạt động của ngân hàng được thực thi có hiệu quả.
Ba là, đảm bảo tính đầy đủ và toàn diện: Xây dựng cơ cấu tổ chức và ban hành đầy đủ các chính sách, quy chế, quy định nội bộ, quy trình nghiệp vụ, hướng dẫn tác nghiệp, sản phẩm, dịch vụ trong các hoạt động của ngân hàng. Trong đó thiết kế quy trình nghiệp vụ đảm bảo đầy đủ các chốt kiểm soát đáp ứng được yêu cầu kiểm soát rủi ro trong từng mảng nghiệp vụ. Hoạt động hệ thống KSNB phải gắn với tất cả các hoạt động hàng ngày của ngân hàng, được thiết lập và duy trì trong tất cả các hoạt động, các bộ phận, trong đó tăng cường kiểm soát đối với những hoạt động, nghiệp vụ có rủi ro cao.
Bốn là, đảm bảo tính hợp lý: là việc thiết kế vị trí các chốt kiểm soát tại các mốc cần thiết trong mỗi quy trình nghiệp vụ để phòng tránh rủi ro có thể xảy ra trong từng loại nghiệp vụ cụ thể đồng thời không gây ách tắc, cản trở, trong việc giải quyết công việc nội bộ hoặc giao dịch với khách hàng.
Năm là, đảm bảo tính kịp thời: Hệ thống KSNB phải được thiết lập và nhận diện được các rủi ro ngay từ khi đưa sản phẩm, dịch vụ và các hoạt động vào thực hiện, từ đó cho phép cán bộ quản lý, điều hành và các cán bộ có liên quan có biện pháp khắc phục kịp thời để giảm thiểu và phòng tránh các rủi ro tiềm ẩn. Tuy nhiên, kịp thời không có nghĩa là vội vàng vì một trong các mục tiêu của hệ thống KSNB là giảm thiểu các rủi ro cho ngân hàng do đó cần phải thận trọng khi tác nghiệp trong từng khâu nghiệp vụ của hệ thống KSNB của ngân hàng.
Tham khảo thêm
- Bùi Thanh Sơn (2020). Kiểm soát nội bộ trong các ngân hàng thương mại Việt Nam. Luận án tiến sĩ Kinh tế (Chuyên ngành Quản lý kinh tế). Học viện Khoa học xã hội – Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. Hà Nội.
- Bộ Tài chính (2001), Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001 ban hành Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam (VAS).
- Ngân hàng nhà nước Việt Nam (2013), Thông tư 21/2013/TT-NHNN, Quy định về mạng lưới hoạt động của ngân hàng thương mại, ngày 09/09/2013 ( Chương 3)
- COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission).(2004). Enter-prise risk management – Integrated framework, executive summary. New York: AICPA.
